Co robi wedding planner w dniu ślubu?

Co tak naprawdę robi wedding planner podczas koordynacji dnia ślubu? Wiem, że wielu ludziom wydaje się, że… nic. Że tylko siedzi i czeka na jakiś pożar. Że jest jedynie w zasięgu ręki niczym koło ratunkowe. A to tak nie do końca działa! Bo wedding planner w dniu koordynacji ślubu, jest absolutnie zapracowanym ogarniaczem, ma na głowie mnóstwo obowiązków i co najważniejsze – cały stres, który normalnie przeżywałaby Para Młoda.

Wasz stres obciąża mnie.

Wy sobie spokojnie śpicie w przededniu ślubu a ja liczę winietki, układam sobie tak by bezproblemowo je rano rozłożyć. Doglądam florystów i przygotowywanych kwiatów. Sprawdzam salę weselną – czy stoły dobrze ustawione, czy krzeseł odpowiednia ilość? Pięćdziesiąt razy czytam harmonogram dnia ślubu, upewniam się że tydzień wcześniej wszyscy podwykonawcy go otrzymali i zaakceptowali.

Jeśli w grę wchodzi wypożyczalnia dekoracji i – na przykład – obrusy czy serwety, dzień przed weselem w moim domu para bucha, atmosfera się zagęszcza, emocje aż parują… od parownicy! Prasuję, składam, układam, wygładzam i odświeżam. Wszystko perfekcyjnie przygotowane pakuję w specjalne wielkie pojemniki (wyposażyłam się w takowe w ukochanym szwedzkim sklepie, który niejedno wesele już mi uratował). Czasami myję szkło – bo Para chce skorzystać z moich kryształowych kieliszków (mam ich setkę!) albo zestawów wazonów. Szoruję więc, poleruję, w pudełeczka pakuję. Później wszystko ładuję do auta – potrzebne dekoracje, strój na zmianę, kuferek ratunkowy (w nim wszystko, co może uratować Parę Młodą – apteczka, agrafki, nici, zapasowe soczewki kontaktowe jeśli używają, zapasowe wszelkie cosie). I tak zapakowana niekiedy po sam dach – wyruszam z rana.

Przygotowuję salę weselną, rozkładam podtalerze, winietki, upominki dla gości – wszystko to, co zaplanowane. Odbieram kwiaty, pilnuję ich rozstawienia albo sama je rozstawiam. Doglądam transportu z cukierni, witam się z zespołem czy DJ-em. W międzyczasie odwiedzam Pannę Młodą podczas makijażu i czesania, czasami sama ją zawożę, czasami jej towarzyszę, gdy nikogo przy niej nie ma. Zaglądam do Pana Młodego, sprawdzam czy obrączki są, czy dowody osobiste są, czy trzeba przeprasować koszulę, czy chusteczka w kieszonce dobrze leży.

Pilnuję logistyki – kto, gdzie i jak ma dojechać, kto i kiedy ma pojawić się w danym miejscu. Uspokajam rodziców, podaję herbatę albo szklankę whisky, jeśli trzeba. Sprawdzam, czy wszyscy są. Jeśli trzeba – ukrywam Pannę Młodą przed wszystkimi, doprowadzam do niej tatę by odprowadził do ołtarza, przypinam butonierki, korsarze, podaję bukiet, witam się z urzędnikiem.

Dbam o to, żeby wszystko rozpoczęło się o czasie, żeby szło według harmonogramu. Podaję chusteczki, gdy ktoś się rozpłacze, czasem wskażę fotografowi jakieś ujęcie, które ma za plecami. Pilnuję by prezenty dotarły w bezpieczne miejsce, podczas gdy Para i goście jedzą obiad. Dbam by usługodawcy dostali posiłek jako pierwsi – wtedy będą gotowi do pracy, gdy goście będą jeszcze kończyć posiłek. Przypominam muzykom, że teraz jest moment pierwszego tańca, podziękowań, toastu czy innych przewidzianych atrakcji. Wszystko punkt po punkcie, idzie wówczas zgodnie z wcześniej ustalonym z Parą Młodą, harmonogramem.

Na bieżąco sprawdzam zasoby szwedzkiego stołu, candy baru. Gdy czegoś brakuje – alarmuję kuchnię. I w drugą stronę: przypominam obsłudze o każdym kolejnym planowanym punkcie harmonogramu. O każdym gorącym posiłku, torcie, i tak dalej. Trzymam rękę na pulsie, cały czas. A Para Młoda nie musi się przejmować tym, czy tort będzie tak, jak sobie życzyli. Ja tylko przyjdę kwadrans wcześniej i dyskretnie szepnę im, że niedługo czas.

Pójdę z Panną Młodą do toalety, podam jej schowaną u mnie kosmetyczkę, przyniosę buty na zmianę. Podrzucę Panu Młodemu drugą koszulę, poratuję którąś Mamę proszkiem od bólu głowy. Będzie trzeba jechać do apteki – pojadę. Będzie trzeba jechać po cokolwiek, gdziekolwiek – pojadę. Nie raz i nie dwa – już się zdarzały szybkie kursy gdzieś tam. Zadbam o bukiet Panny Młodej, przed oczepinami go osuszę, przygotuję i tylko podam w odpowiednim momencie. Później z powrotem się nim zajmę, rano zawiozę do domu Panny Młodej lub do jej pokoju hotelowego.

Pożegnam fotografa i filmowca, odprowadzę starszych gości do taksówek, które im zamówię lub do kierowcy, który będzie tego dnia dla nas pracować. Będę wskazywać obsłudze miejsca gości już nieobecnych, żeby mogli dyskretnie je posprzątać. Będę zaglądać do kącika z księgą gości, czy niczego tam nie brakuje, sprzątać go w razie potrzeby i reagować, gdyby coś było nie tak.

Zajmę się rozliczeniami. Zapłacę organiście, skrzypaczce, zespołowi i kierowcy. Gdy skończą swoje zadania – otrzymają wynagrodzenie. Para Młoda nie będzie musiała się tym absolutnie przejmować, ich jedyną powinnością będzie dobra zabawa z najbliższymi. Zajmę się dopilnowaniem sprzątania po imprezie. Pozbieram zapomniane upominki dla gości, wypożyczone dekoracje, księgę gości, resztę napojów i alkoholu. Jeśli trzeba – zawiozę wszystko do domu Pary Młodej, nie będą musieli po własnym weselu ogarniać pudełeczek z ciastem czy butelki wódki.

W zasadzie wymieniać można bez końca.

Rok temu koordynowałam wesele, przed którym całe popołudnie, wieczór i pół nocy – woziłam dekoracje, prasowałam obrusy, składałam serwety, nosiłam wazony i doglądałam pracy florystów. Rano okazało się że kwiaty po części… opadły. Para Młoda nawet nie wiedziała, że wysyłałam ludzi do kwiaciarni by dokupili nowe i podmieniałam te nieświeże na łudząco podobne. Dowiedzieli się już po weselu. Tak samo inna Para Młoda nawet nie odczuła, że zaczęło się kończyć ciasto. Wysłałam kogoś po zakup jakiegokolwiek innego, uzupełniłam słodki stół i nikt nie domyślił się nawet, że różnorodność w słodkościach wynika z dokupowania a nie wcześniejszego planu. Jeszcze innym razem urzędnik spóźniał się czterdzieści minut, zadbałam o wodę dla gości i muzykę ze strony kwartetu smyczkowego, czekającego na ceremonię.

To zaledwie kilka przykładów.

I ostatni, najbardziej osobisty przykład. Swój ślub i wesele organizowałam sama. Dzień przed ceremonią ustawiałam podtalerze, dekoracje, polerowałam kryształowe kieliszki i dbałam o najmniejsze detale. W dniu wesela nie widziałam się z mężem aż do momentu, gdy zostałam odprowadzona do ołtarza. Wtedy moim oczom ukazała się źle przypięta butonierka. Kuła w oczy ale… wcześniej nikt tego nie dopilnował. Podczas wesela na stole pojawiła się… cola w dzbankach! Nie mieliśmy napojów gazowanych, jedynie małe buteleczki coli na słodki stół. Obsługa nie otrzymała instrukcji, które przekazałam i colę rozlali do dzbanków. Wysłałam świadka by ogarnął problem. Ale on był przecież naszym gościem, nie powinien biegać po kuchni i wydawać instrukcji co do napojów. Skrzynką z kopertami też zajęli się świadkowie. A przecież byli naszymi gośćmi, mieli się dobrze bawić! Pomogli – byliśmy wdzięczni, ale koordynator zrobiłby to za nich. Czy żałuję? Tak. Gdy wedding plannerka, którą chciałam zatrudnić – miała zajęty termin, mogłam poszukać innej a nie sobie odpuszczać. Byłabym spokojniejsza, mniej zmęczona.

Nie dajcie sobie wmówić, że samemu równa się najlepiej. Że taniej, że pewniej, że satysfakcja większa. O ile zorganizować, jeśli macie zasoby czasu i nerwów – można jak najbardziej, o tyle dopilnowanie tego dnia warto już pozostawić profesjonalistom. Dla spokoju i pięknych wspomnień, nie naznaczonych zmęczeniem. 

Masz jakieś pytania dotyczące koordynacji dnia ślubu?

kontakt@powaszemu.pl

Zdjęcia (jak zawsze): Lady Amarena Photography

Innych zainteresowało też:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *